OpenOffice como punto de entrada al software libre

Autor:
Ricardo Naranjo Faccini
Fecha de publicación:
domingo 19 junio 2011
Tema:
FOSS y Software Libre
Revisado por :
Ricardo Naranjo Faccini
(domingo 19 junio 2011)

Resumen

La suite de ofimática openoffice gracias a ser software libre compatible con sistemas operativos como MS-Windows, Linux, Unix y Mac OS es la herramienta que permite a una organización probar, en forma controlada, las ventajas del software libre

En breve se brindarán las recomendaciones para la migración de MS-Office hacia OpenOffice comparando las dos suites de oficina al indicar las ventajas y desventajas de cada una de ellas.


El primer paso

Los directores de tecnología de diferentes organizaciones, académicas, privadas y gubernamentales al sentirse tentados por el software libre, enfrentan la difícil tarea de diseñar el plan de acción correcto orientado a involucrar esta tecnología.

El atractivo del software libre radica principalmente en la economía, puesto que nunca más habrá que adquirir licencias del software. Pero no hay que desconocer otros factores como la libertad, la alta calidad tecnológica, el constante crecimiento, la estabilidad a largo plazo, la compatibilidad y la portabilidad que ofrece OpenOffice.

Generalmente el primer paso es realizar el montaje de servidores web, servidores de correo electrónico y servidores de bases de datos. Es decir, herramientas con las que los funcionarios de la organización no interactúen directamente.

Otros optan por realizar una migración paulatina iniciando por la suite de ofimática, reemplazando el prestigioso y popular MS-Office por OpenOffice.

La decisión correcta del camino a tomar depende de muchos factores internos propios de la organización: madurez tecnológica, cultura organizacional, cantidad de funcionarios, costos asumidos, etc...

Obstáculos en la migración

Los primeros inconvenientes que se presentan al decidirse por el montaje de OpenOffice están relacionados con la resistencia que tienen los usuarios a cambiar sus herramientas tradicionales con las que se sienten a gusto, lo cual es comprensible pues no existe cultura organizacional relacionada con la nueva herramienta. Adicionalmente tienen tranquilidad puesto que cualquier pregunta que le surja relacionada con alguna funcionalidad del software, puede ser respondida por cualquiera, incluyendo a su compañero del puesto contiguo. Cambiar de plataforma le quita al usuario esa sensación de estabilidad y consecuentemente se sentirá desamparado.

Para justificar la resistencia al cambio el funcionario generalmente expone que él ya “sabe” utilizar la actual suite de oficina. Sin embargo, en la mayoría de los casos son personas que conocen las funcionalidades básicas de la herramienta y la utilizan de una forma poco eficiente.

El desconocimiento de las posibilidades que ofrece la herramienta de ofimática se convierte en una oportunidad para mitigar la resistencia del funcionario al presentarle funcionalidades que le ayuden a realizar su trabajo más rápido.

El temor del usuario disminuye notablemente mediante la enseñanza del uso de utilidades sencillas cómo la forma de hacer tablas dinámicas utilizando el piloto de datos en OpenOffice Calc, cuando genera un índice de contenido con la numeración de páginas, cuando hace una referencia cruzada en OpenOffice Writer, cuando logra generar sus primeras plantillas para cualquiera de las herramientas o cuando puede comparar entre sí las diferencias entre dos documentos.

Durante el entrenamiento el funcionario podrá observar que la interfaz utilizada por las diferentes herramientas, aparte de ser semejante a los de MS-Office, es consistente y que lo que sirve en las hojas de cálculo también se puede realizar con el diseñador de presentaciones OpenOffice Impress y con el procesador de texto. También se debe mostrar cómo los elementos pueden integrarse entre las diferentes herramientas.

Existen funcionalidades del OpenOffice que no tienen otras suites de oficina una de ellas es la posibilidad de imprimir en archivos con formato PDF lo cual garantiza compatibilidad con los usuarios que utilizan otras plataformas; al ser PDF un formato que no se puede modificar, se disminuyen los problemas relacionados con la copia o alteración de documentos por parte de los destinatarios cuando se envíen documentos al exterior de la organización.

Por último OpenOffice es un programa que funciona sobre cualquier sistema operativo permitiendo uniformidad con los usuarios que utilizan sistemas operativos UNIX, Mac OS, MS-Windows y Linux.

Un camino por recorrer

Si bien OpenOffice ofrece la mayoría de funcionalidades que ofrece MS-Office, aún existen limitantes. Cuando MicroSoft cambió los formatos de los archivos de doc a docx y de xls a xlsx OpenOffice duró casi 6 meses en implementar la compatibilidad con estos nuevos formatos, fué un periodo de tiempo durante el cual los usuarios de OpenOffice debieron solicitar a todos los usuarios de MS-Office que enviaran sus documentos en el antiguo formato para poder conocer su contenido.

Igualmente los documentos que contienen muchos elementos como fórmulas, bases de datos, campos de formularios, macros y gráficos, quedan desorganizados cuando se visualizan desde OpenOffice. Afortunadamente son pocos los documentos que evidencian esta falencia puesto que la mayor parte de los usuarios no conocen ni utilizan estos elementos en sus documentos.

En contraparte, esta desventaja, se convierte en un factor clave de éxito cuando tenemos en cuenta que una fuente de contaminación de virus informáticos es el intercambio de documentos a través del correo electrónico al combinar esta observación con la que los macros de MS-Office no son compatibles con OpenOffice. Esto significa que los virus, transmitidos a través de macros embebidas en los documentos de texto u hojas de cálculo, no infectarán al usuario de OpenOffice debido a esta incompatibilidad.

Teniendo en cuenta que los usuarios que utilizan macros son una minoría el balance entre la falencia y el factor de éxito es positivo.

Las ventajas del software libre

Es importante recordar la década del 80 cuando todas las organizaciones públicas y privadas en Colombia tenían implementado WordStar, sus funcionarios estaban familiarizados y capacitados en el uso de esta suite ofimática.

La quiebra y desaparición de MicroPro afectó directamente un sinnúmero de organizaciones quienes tuvieron que elegir entre el insipiente MS-Word y el WordPerfect, las cuales eran las únicas alternativas serias en ese entonces.

El software libre garantiza permanencia, pues no depende de ninguna entidad natural o jurídica, los desarrolladores son una comunidad abierta que puede ser reemplazada en cualquier momento en caso de desaparecer, puesto que sus labores no son secretas sino que, por el contrario, están muy bien documentadas.

El estilo del OpenSource garantiza que el software protegido con este tipo de licencias permanecerá libre y no será una promoción de lanzamiento, como muchos creen.

OpenOffice, al ser un software libre que puede ser estudiado y conocido por tener el código se garantiza que no existen fugas de información como las detectadas en los diferentes productos comerciales que eventualmente envían a su casa matriz información sin que el propietario lo sepa.

Históricamente y gracias a ser un proyecto OpenSource, OpenOffice ha atendido oportunamente los requerimientos de los usuarios en cuanto a corrección de errores e implementación de nuevas funcionalidades.

Pensando a nivel macro para los entornos de países en vías de desarrollo como los latinoamericanos es acertado recircular el dinero al adquirir servicios de capacitación, instalación y mantenimiento que generarán una apropiación de la tecnología que invertir ese mismo capital en la importación de licencias desde países industrializados.

Si se genera, a nivel país, una cultura tecnológica alrededor del software libre, toda la problemática existente que se ha presentado en este artículo estaría invertida y los usuarios tendrían una resistencia al cambio para pasarse a herramientas propietarias puesto que se estarían sintiendo más cómodos con la herramienta libre.

Recomendaciones

Iniciar la migración mediante un proyecto piloto de implementación de OpenOffice, eligiendo un área de la organización con usuarios de mente abierta y familiarizados con la tecnología, de tal forma que estén juntos durante el proceso de aprendizaje y puedan brindarse ayuda mutuamente. La evaluación será objetiva pues se concentrará en las virtudes de la herramienta sin estar contaminada por las limitaciones que tengan los usuarios en el aprendizaje de las bases informáticas. De esta forma apropiarán la nueva herramienta y serán recursos que multiplicarán el conocimiento al interior de la organización.

En estos proyectos piloto es favorable hacer una mejora en los equipos de cómputo de los involucrados, incrementar la memoria RAM o poner un procesador más rápido. Esto permitirá que los funcionarios se concentren en las ventajas de la herramienta y evitará que por factores externos como la lentitud del computador no se aprecie el valor de la nueva herramienta.

Para tranquilidad de todos y garantizar una correcta apropiación de la tecnología no es conveniente imponer una decisión por parte de la dirección a sus funcionarios. Sin embargo, algunas veces existen funcionarios que requerirán de este tipo de presión para lograr obtener este beneficio común para toda la organización.

Hay que garantizar la calidad de los procesos de formación y capacitación buscando docentes experimentados que tengan tanto el conocimiento de OpenOffice como la habilidad para la transmisión del conocimiento y la generación de competencias.

Durante la capacitación es favorable utilizar datos reales utilizados por la organización, es decir, personalizar los cursos de tal forma que el beneficio se sienta en forma directa.

Entregar a todos los funcionarios una copia de OpenOffice para que la lleven a su casa y la instalen en sus computadores. Ya que este software es libre, no se incurre en piratería y se está brindando un beneficio adicional a las familias de los integrantes con una mínima inversión.

Apoyo

Skina IT Solutions cuenta con una amplia experiencia en la implementación de proyectos piloto de este tipo.

Además cuenta con recuso humano docente universitario con amplio dominio sobre el software libre y la suite de oficina OpenOffice.

Con gusto acompañaremos sus procesos de migración y capacitación de personal para llegar en forma exitosa a culminar el primer paso en el camino hacia el software libre.

Referencias

  • http://www.skinait.com

  • http://wiki.services.OpenOffice.org/w/images/5/52/0101GS-WhatIsOOo.pdf

  • http://wikis.ssrc.org/posa/index.php?title=LiMux%E2%80%94Free_Software_for_Munich

  • http://es.wikipedia.org/wiki/WordStar

  • http://www.academiaelearning.com/course/view.php?id=14

  • http://manuelss93.blogspot.com/2008/11/OpenOffice-ventajas-y-desventajas.html

  • http://www.wikilearning.com/curso_gratis/introduccion_a_OpenOffice/10892-2

  • http://www.ehow.com/list_6120829_advantages-disadvantages-open-office.html

  • http://en.wikipedia.org/wiki/Easter_eggs_in_MicroSoft_products

  • http://homepage.univie.ac.at/horst.prillinger/evil-empire/archives/2004_07.html

Ricardo Naranjo Faccini

Ricardo Naranjo Faccini Desarrollador WWW

Nació en Barranquilla, Atl, Colombia el 14 de enero de 1971

  • Magíster en Ingeniería de Sistemas y Computación de la Universidad de Los Andes 1998
  • Ingeniero Civil de la Universidad de Los Andes 1995
  • Diplomado en docencia en Ingeniería de la Pontificia Universidad Javeriana 2008
  • Gerente de la firma Skina IT Solutions, su gestión ha llevado a la empresa al nivel de exportación de software. Experto en calidad en el desarrollo de software con énfasis en el uso de herramientas libres orientadas hacia WWW.
  • CTO de AuthorsGlobe, empresa participante en el MIT 100K, elegida como parte del "TOP 10" entre 300 proyectos presentados en este concurso del Massachussets Institute of Technology MIT.
  • Durante el periodo 2004-2005 se desempeñó como Gerente de desarrollo de negocios NOVELL en Nexsys de Colombia.
  • Ejerce docencia como catedrático en la Universidad Javeriana, al igual que lo ha realizado en la Universidad de Los Andes, Universidad de Manizales y Universidad autónoma de Bucaramanga.
  • Comprometido con la divulgación del software libre y su aplicación en Colombia, ha dictado más de 60 conferencias en todo el país, co-fundador de LinuxCol, la primera comunidad de usuarios de Linux en Colombia.
  • Colaborador del grupo ACIS-Linux.

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