Pactum es un software web que permite a una empresa:
- Almacenamiento centralizado y organizado
- Gestionar sus contratos
- Control de la ejecución de un contrato
- Análisis del proceso de contratación
- Alertas sobre vencimientos de compromisos, certificados, pólizas y documentos.
- Prevención de exceder el presupuesto.
- Avisos a los supervisores cuando hayan retrasos.
Gestión de cientos o miles de contratos
Las empresas, dÃa a dÃa, establecen acuerdos y contratos con clientes y proveedores, el control de éstos contratos depende de varios funcionarios
- El directo responsable
- El área financiera
- El área jurÃdica
- ...
entre todos deben estar pendientes de múltiples hitos durante el ciclo de vida del contrato
- El vencimiento del contrato.
- La cobertura de las diferentes pólizas (cumplimiento, buen manejo del anticipo...).
- Las entregas.
- Los compromisos.
- La validez de las certificaciones.
- La normatividad y las exigencias de los entes de regulación.
- ...
Cada contrato tiene una vida propia, con fechas diferentes para cada uno de éstos hitos, no es una labor sencilla vigilarlos y mucho menos dar razón de cómo ha sido el desarrollo de la relación con cada contraparte.
Entendiendo ésta necesidad, diseñamos y desarrollamos nuestro sistema de información PACTUM para que nuestros clientes puedan tener VISIBILIDAD, CONTROL y GOBERNABILIDAD sobre sus contratos
El sistema de información le permite identificar los cuellos de botella en su proceso contractual.
Usted podrá encontrar las actividades que se están demorando más de lo previsto y planear sus acciones preventivas y correctivas
Pactum envÃa alertas a los funcionarios para advertir sobre la proximidad de las fechas lÃmite o términos para cumplir compromisos o el vencimiento de los documentos anexos.
En la medida de la urgencia de una actividad el sistema emitirá correos electrónicos con alertas cada vez más importantes
- Si la tarea no es urgente, las envÃa a los usuarios informando sobre las tareas que debe realizar y recordándole el tiempo lÃmite para realizarla.
- Pero si una actividad no se realiza antes de finalizar el tiempo máximo de tolerancia, el sistema envÃa alertas al supervisor de la tarea.
El sistema informa gráficamente y mediante cuadros-resumen sobre la ejecución de los presupuestos.
Pueden establecerse presupuestos por categorÃa de contratos (centro de costos) o por empresa.
Igualmente pueden establecerse presupuestos en distintos periodos de tiempo.
La funcionalidad también puede usarse para controlar cuotas de ventas.
Con este sistema de información podrá controlar la ejecución de los contratos llevando una bitácora centralizada de todos los eventos e hitos que han sucedido durante el desarrollo del contrato.
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