SOLUCIONES INFORMÁTICAS
optimizando el uso de
INTERNET y SOFTWARE LIBRE
Sistema de información para la gestión de contratos
Soporte y consultoría en Linux y software libre
Desarrollamos software ajustado a sus necesidades
Capacitación en Linux y Software Libre
GROUPs: Sistema de información web para tener gobernabilidad, trazabilidad y control de sus procesos
¿Qué es GROUPs?
GROUPs es una plataforma WWW, desarrollada por Skina IT Solutions, que permite a los funcionarios registrar la información de sus actividades usando un navegador de internet y diariamente le envía a su buzón electrónico un mensaje relacionando todas las tareas que tenga pendientes.
Los directivos de la organización podrán obtener rápidamente una clara visión del estado actual de la empresa.
Sistema de información multipropósito
Nuestros clientes han utilizado GROUPs para controlar multiplicidad de procesos, algunos ejemplos de uso son:
Seguimiento de proyectos
Control de ventas
Seguimiento a procesos jurídicos
Gestión de servicio técnico
Mantenimiento y monitoreo de equipos
Pago a proveedores y pago de impuestos
Alertas asociadas con actividades no-rutinarias como:
Renovación de documentos como: registro mercantil, numeración de facturación...
Recarga anual de extintores
Control del flujo de trabajo
Es un servicio WWW que provee un sistema de información distribuido a nivel mundial en el cual podrán llevar un registro paso a paso del desarrollo de los procesos.
Brinda trazabilidad, gobernabilidad y control sobre los procesos a la dirección de la organización.
Un sistema de seguimiento y administración de procesos de negocios
Tiempo real:
El sistema responsabiliza a los funcionarios de la ejecución de los procesos, de tal forma que cuando la actividad en curso le es asignada al empleado la responsabilidad del proceso queda en sus manos y así continuará hasta el momento en que el programe la actividad a su sucesor.
El sistema alertará por email al supervisor de la actividad si el funcionario no realiza la actividad dentro del tiempo estipulado para ello. De esta forma los supervisores estarán concentrados en los procesos que están fallando por alguna razón teniendo claro que los procesos sobre los cuales no reciba alerta están realizándose dentro de los tiempos establecidos por la dirección de la empresa.
Gracias a que sus funcionarios están actualizando permanentemente los datos, este sistema brinda información sobre el estado de cada organización en tiempo real.
Priorización y enfoque
La página inicial del sistema de información provee, en detalle, la información de todas las actividades pendientes por realizar por parte del usuario que está conectado en el sistema.
El usuario puede filtrar el despliegue para observar las tareas enmarcadas en uno u otro proceso y también podrá ver únicamente las tareas vencidas, las pendientes por vencerse o todas sus tareas asignadas.
De esta forma el funcionario podrá concentrarse en las tareas prioritarias y agrupar la ejecución de las tareas similares para hacer su tiempo más eficiente.
Alertas y supervisión
Tiene una utilidad que diariamente le recuerda a los funcionarios las actividades pendientes que tienen a su cargo describiéndoles, entre otras cosas:
La forma correcta como deben hacer esa actividad, de acuerdo a lo establecido por la dirección.
El historial de las actividades previas que se han desarrollado en el proceso.
Los números telefónicos, correos electrónicos y direcciones de contacto relacionadas con el proceso.
A cada actividad del proceso puede asignársele un supervisor y, como las actividades tienen asociados los tiempos de ejecución y tolerancia al retraso, cuando un funcionario se retrasa en la ejecución de sus actividades más allá del tiempo de tolerancia el sistema enviará copia al supervisor indicando el retraso que está sucediendo.
Aseguramiento de la calidad
Es una herramienta documental que facilita a los funcionarios de la empresa el cumplimiento de los procesos dentro del marco establecido por la dirección. En contraparte, facilita a la dirección el análisis y la verificación del correcto funcionamiento de los procesos para tomar decisiones oportunas.
La herramienta registra claramente la fecha y el funcionario que ingresa cualquier dato en el sistema, de tal forma que se erradican los problemas asociados a "datos inventados" puesto que cada funcionario es responsable de la información que ingresa al sistema.
Control del recurso humano
Como el sistema almacena en detalle todas las actividades que está realizando cada funcionario, se pueden balancear las cargas de trabajo para evitar que un usuario sea sobrecargado de actividades.
Igualmente durante las ausencias o incapacidades el supervisor podrá tener conocimiento claro de las tareas que están pendientes por realizarse.
El sistema también permite listar las actividades asociadas a cada uno de los cargos de la empresa, con esta información podrá diseñar los perfiles de cargo y también planear la capacitación que requieren los actuales funcionarios de la empresa para reforzar sus competencias en la realización de las actividades que le podrán ser asignadas.
